Στην “Excellence & Lean”  σχεδιάζουμε μαζί με τον πελάτη την παρέμβασή μας στους παρακάτω τομείς του Ανθρωπίνου δυναμικού με στόχο την βελτίωση της συλλογικής απόδοσης της Επιχείρησης.

Σε έναν κόσμο που συνεχώς αλλάζει και σε συνθήκες διαρκούς κρίσης, οι σημερινές επιχειρήσεις αγωνίζονται να αντιμετωπίσουν τις νέες προκλήσεις αλλά και να  δημιουργήσουν νέες ευκαιρίες για να επιβιώσουν και να αναπτυχθούν. Ενέργειες όπως δημιουργία νέων αγορών στην Ελλάδα και το εξωτερικό , νέων προϊόντων και υπηρεσιών καθώς και μείωση των λειτουργικών εξόδων είναι στην καθημερινή τους ατζέντα.

Σε αυτές τις προσπάθειες , οι άνθρωποι παίζουν ίσως τον πιο σημαντικό ρόλο. Ειδικά στην περίοδο που ζούμε, η επίδραση της σημερινής κρίσης στον ανθρώπινο παράγοντα  είναι δραματική, με την απογοήτευση και την ανασφάλεια να έχουν τον πρώτο λόγο, γεννώντας έτσι στάσεις και συμπεριφορές που επιβαρύνουν τελικά την αποτελεσματικότητα της κάθε επιχείρησης.

Στην “Excellence & Lean” πιστεύουμε ότι είναι η στιγμή, ειδικά αυτή την περίοδο, κάθε Επιχείρηση να αξιολογήσει  και να διατυπώσει με σαφήνεια την νέα της κατεύθυνση και να θέσει τις  προτεραιότητες και τα συστήματα πάνω στα οποία όλοι οι άνθρωποί της θα εναρμονίσουν τις δράσεις τους με στόχο όχι μόνο να ξεπεράσουν τις τρέχουσες δυσκολίες , αλλά και να στηρίξουν την ανάπτυξή της στο μέλλον.

Για να έχει τα καλύτερα αποτελέσματα, η Επιχείρηση καλείται να επαναπροσδιορίσει τις  πρακτικές στην διαχείριση και διοίκηση του Ανθρώπινου Δυναμικού  της, αξιοποιώντας το σε αρμονία με τους στόχους της, με τον καλύτερο δυνατόν τρόπο. Τον ρόλο αυτό καλούνται να παίξουν τα τμήματα Ανθρωπίνου Δυναμικού (Human Resources-HR) του κάθε οργανισμού.

Η “Excellence & Lean” έρχεται να βοηθήσει τις επιχειρήσεις στο να προσαρμόσουν τις πρακτικές τους σχετικά με το Ανθρώπινο Δυναμικό στα νέα δεδομένα, ώστε να μπορέσουν να αξιοποιήσουν και να αναπτύξουν τους ανθρώπους τους στην κατεύθυνση της επίτευξης των στρατηγικών τους στόχων. Αυτό το επιτυγχάνει μέσα από την ανάπτυξη εξειδικευμένων ενεργειών και δομών που αφορούν την διαχείριση του Ανθρωπίνου Δυναμικού, δίνοντας ιδιαίτερη σημασία στην ανάπτυξη του ανθρώπινου παράγοντα ως ένα κύριο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για την επίτευξη αυτών των στόχων.

Ο Ρόλος της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού (HR)

Σήμερα, περισσότερο από κάθε άλλη φορά, οι Επιχειρήσεις καλούνται να εστιάσουν πάνω στους ανθρώπους τους. Με τον ένα η τον άλλο τρόπο, εφαρμόζουν κάποια από τα συστήματα διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού που ξεκινούν  από καθαρά διαδικαστικά μέτρα (μισθοδοσία, σχέσεις με τους διάφορους φορείς κλπ), μέχρι πολύπλοκες στρατηγικές αλλαγής κουλτούρας και ενεργητικής συμμετοχής εργαζομένων.

Το κυρίαρχο ζήτημα που τίθεται   σε κάθε περίπτωση είναι πώς μπορεί να διαχειριστεί η κάθε Επιχείρηση το Ανθρώπινο Δυναμικό της,  ώστε να είναι πιο αποδοτικό σε σχέση με την επένδυση που κάνει σε αυτό.

Η επένδυση στο Ανθρώπινο Δυναμικό δεν ακολουθεί απλά τους κανόνες κάθε αποδοτικής επένδυσης, είναι η βάση για την αποδοτικότητα των υπολοίπων επενδύσεων της Επιχείρησης αφού τα αποτελέσματά κάθε μιας από αυτές (πάγια, οργάνωση, συστήματα, έρευνα,  διαφήμιση κλπ) εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τους ανθρώπους που τη διαχειρίζονται.

Σχηματικά, η αξία που προσθέτει το HR και οι διάφορες λειτουργίες του παρουσιάζονται στο επόμενο διάγραμμα:

 

Όραμα – Αποστολή – Αξίες

Είναι όλοι οι άνθρωποι της Εταιρίας συντονισμένοι σε έναν κοινό σκοπό; Μοιράζονται τις ίδιες αξίες; Γνωρίζουν τους στόχους της; Έχουν κοινή κουλτούρα; Πως εκφράζεται αυτή στον πελάτη-στην κοινωνία ; Ποια είναι τα δυνατά της σημεία;

Η κοινή αντίληψη και κατανόηση της κατεύθυνσης και των στόχων της Επιχείρησης είναι ο συνδετικός κρίκος που την δένει με το περιβάλλον της (πελάτες, κοινωνία). Ειδικά σε αυτή την περίοδο που στην προσπάθεια να επιβιώσει και να αναπτυχθεί σε ένα έντονα μεταβαλλόμενο περιβάλλον, η κάθε Επιχείρηση έχει αναπόφευκτα αλλάξει σε μικρό η μεγαλύτερο βαθμό, έχει στρατηγική σημασία τα παραπάνω ερωτήματα να απαντηθούν με σαφή και ξεκάθαρο τρόπο.

 Ο σύμβουλος εργάζεται με την Διοίκηση της Επιχείρησης :

• να αξιολογήσουν και να διατυπώσουν τη νέα της κατεύθυνση και αποστολή,
• να εκφράσουν τις δυνάμεις και τις αξίες του οργανισμού που στήριξαν ως τώρα την πορεία του και
• να θέσουν τις προτεραιότητες εκείνες πάνω στις οποίες θα στηρίξει την μελλοντική του δραστηριότητα.

Ο σύμβουλος μπορεί να  βοηθήσει την επικοινωνία  των παραπάνω στους ανθρώπους  της Επιχείρησης, με στόχο την κοινή αντίληψη και στάση προς την νέα κατεύθυνση και την ενεργητική συμμετοχή όλων στη προσπάθεια.

Σύστημα Διοίκησης Απόδοσης

Γνωρίζει κάποιος τι πρέπει να παράγει, πως συμβάλλει στους στόχους της Επιχείρησης και ποιοι είναι οι ατομικοί του στόχοι; Πως γίνεται ο έλεγχος και πως ενημερώνεται ο εργαζόμενος για την απόδοσή του; Είναι τα κριτήρια αντικειμενικά; Αρκούν μόνο τα «νούμερα» ή πρέπει να επιδεικνύει και συγκεκριμένες συμπεριφορές; Κάθε πότε ενημερώνεται επίσημα κάποιος για την απόδοσή του; Πως παίρνονται τα μέτρα για την βελτίωση και την ανάπτυξή του; Τι επιπτώσεις (θετικές η αρνητικές) έχει η αξιολόγησή του στην καριέρα του;

Η εφαρμογή ενός σωστού και αντικειμενικού συστήματος αξιολόγησης της απόδοσης των εργαζομένων  οδηγεί στην επίτευξη των στόχων της Επιχείρησης και στην ανάπτυξη των ανθρώπων της. Ένα τέτοιο σύστημα οδηγεί  επίσης στην πολιτική αναγνώρισης και ανταμοιβών και  είναι στενά συνδεδεμένο με την αποτύπωση της οργάνωσης (οργανογράμματα-περιγραφές  εργασίας)

Η απόδοση του καθενός αποτυπώνεται στα αποτελέσματα της εργασίας του και τις επιθυμητές συμπεριφορές που επιδεικνύει.

Ο σύμβουλος βοηθά να αποτυπωθούν τα παραπάνω σε ένα σύστημα διοίκησης της απόδοσης ορίζοντας μαζί με την Επιχείρηση τα κριτήρια (ποσοτικά-μετρήσιμοι δείκτες και ποιοτικά-συμπεριφορές ) για κάθε θέση εργασίας.

Εξασφαλίζει επίσης την αποτύπωσή του σε συγκεκριμένες διαδικασίες και φόρμες και αναλαμβάνει την εκπαίδευση όλων των ανθρώπων της επιχείρησης στη χρήση του

Τέλος, θέτει μαζί με την Επιχείρηση τις αρχές για τον  εντοπισμό των πιο αξιόλογων ανθρώπων της και παρέχει καθοδήγηση για τα πλάνα ανάπτυξής τους.

Οργάνωση

Για να πετύχει τα καλύτερα αποτελέσματα, κάθε επιχείρηση πρέπει να φροντίζει ώστε όλη η ροή της εργασίας να εξελίσσεται ομαλά και χωρίς αλληλεπικαλύψεις και κάθε εργαζόμενος να γνωρίζει τι του ζητείται. Παράλληλα έχει μεγάλη σημασία για τα αποτελέσματα της Εταιρίας η ομαλή διαδικασία στη λήψη των αποφάσεων.

 Ο σύμβουλος βοηθά την Επιχείρηση

• να επαναδιατυπώσει την οργάνωση και γραμμές αναφοράς που οδηγούν στην λήψη των αποφάσεων
• να προβλέψει τυχόν κενά ή αλλαγές που χρειάζονται στις παρούσες μεταβαλλόμενες συνθήκες.
• να ορίσει τις κατάλληλες δεξιότητες που απαιτούνται για τους κατόχους της κάθε θέσης
• να ορίσει τι προσφέρει η κάθε θέση στον οργανισμό και ποια είναι τα κριτήρια απόδοσης (KPIs) που εφαρμόζονται

Η επαναδιατύπωση των περιγραφών εργασίας βοηθά την Επιχείρηση να δει τις τυχόν νέες θέσεις, νέες υπευθυνότητες και  νέες δεξιότητες που προκύπτουν και να προσαρμόσει ανάλογα τις ενέργειές της .

Επίσης, είναι δυνατόν να εντοπισθούν και “σημεία τριβής” στον οργανισμό που εμποδίζουν την αποδοτικότητά του και δημιουργούν συγκρούσεις.

Εκπαίδευση  και ανάπτυξη ανθρώπων

Εκπαίδευση

Ποιοι εργαζόμενοι ξεχωρίζουν και τι κάνει η Επιχείρηση για αυτούς; Πως μπορεί να τους διατηρήσει ικανοποιημένους και να τους αξιοποιήσει καλύτερα στις μελλοντικές θέσεις στελεχών;

Σε συνεργασία με τον οργανισμό, ο σύμβουλος βοηθά για την ανάπτυξη των κατάλληλων προγραμμάτων και συστήνει τις κατάλληλες μεθόδους-μέσα για την πραγματοποίησή τους.  Παράλληλα, βοηθά την Επιχείρηση να διαχειριστεί τα «ταλέντα» της και να διαμορφώσει τα κατάλληλα πλάνα διαδοχής για τις κρίσιμες θέσεις.

 Διαχείριση ταλέντων

Είναι κάποιος  εργαζόμενος εκπαιδευμένος να παράγει αυτό που του ζητείται; Υπάρχει ένα σύστημα μετάδοσης γνώσης στην Επιχείρηση; Πως εντάσσεται ένας νέος εργαζόμενος ; 

Με την εφαρμογή ενός συστήματος διοίκησης απόδοσης η Επιχείρηση αποκτά όλες εκείνες τις ενδείξεις που θα οδηγήσουν στην εφαρμογή των καταλλήλων συστημάτων εκπαίδευσης και ανάπτυξης των ανθρώπων της.

Διαδικασίες και πολιτικές

Για την ανάπτυξη οποιουδήποτε συστήματος Ανθρωπίνου Δυναμικού, πρέπει να τηρούνται τα βασικά, με στόχο την αποδοτικότερη και με το λιγότερο δυνατόν κόστος εφαρμογή όλων των κανόνων εκείνων που επιβάλλονται από την ανάγκη τήρησης της νομοθεσίας και της τάξης στην διαχείριση του κόστους των ανθρώπων.

Μέσα από προσεκτική εξέταση των υπαρχουσών διαδικασιών της Επιχείρησης ο σύμβουλος (ενδεικτικά) :

• Αξιολογεί την εφαρμογή των διαδικασιών έκδοσης της μισθοδοσίας και προτείνει μέτρα για την βελτίωσή τους
• Προτείνει κατάλληλες μεθόδους παρακολούθησης του προϋπολογισμού κόστους μισθοδοσίας  (budgeting) και δημιουργεί μαζί με αυτήν τις κατάλληλες αναφορές (reporting) στα θέματα Ανθρωπίνου Δυναμικού.
• Προτείνει την πιο κατάλληλη πολιτική αμοιβών και παροχών προς το προσωπικό
• Προτείνει και διατυπώνει τις διαδικασίες και πολιτικές Ανθρωπίνου Δυναμικού όπως πολιτική εξόδων, ταξιδιών και μετακινήσεων, προαγωγών, εμπιστευτικότητας , κατά των διακρίσεων κ/α
• Αξιολογεί και προτείνει μέτρα για την συμμόρφωση (compliance) της Επιχείρησης με τις επιταγές της Εργατικής Νομοθεσίας

Τέλος, προτείνει την κατάλληλη για κάθε περίσταση οργάνωση της υπηρεσίας Ανθρωπίνου Δυναμικού με  στόχο την μείωση του κόστους διαχείρισης και την αύξηση της παραγωγικότητας του HR.